Згідно пункту 7 Протоколу № 2 розширеного засідання Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 18.04.2019, головних розпорядників бюджетних коштів в особі їх керівників зобов’язано до 30.05.2019 року організувати внутрішній контроль, враховуючи вимоги постанови Кабінету Міністрів України від 12.12.2018 № 1062, та забезпечити його здійснення у закладах та підвідомчих установах шляхом призначення відповідальної особи.

Відповідно до статті 26 Бюджетного кодексу України розпорядники бюджетних коштів в особі їх керівників організовують внутрішній контроль і внутрішній аудит та забезпечують їх здійснення у своїх в установах та організаціях, що належать до сфери управління таких розпорядників бюджетних коштів.

Крім цього, постановою Кабінету Міністрів України від 12.12.2018 № 1062 (набула чинності 27.12.2018) затверджено Основні засади здійснення внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів та внесені зміни до постанови Кабінету Міністрів України від 28.09.2011 № 1001 «Порядок здійснення внутрішнього аудиту та утворення підрозділів внутрішнього аудиту», що розмежовує систему здійснення внутрішнього контролю та внутрішнього аудиту розпорядниками бюджетних коштів. 

На сьогодні Міністерством фінансів України встановлено, що діяльність з внутрішнього аудиту запроваджено (зокрема, утворено відповідні підрозділи) практично в усіх центральних органах виконавчої влади та місцевих державних адміністраціях, а у запровадженні системи внутрішнього контролю залишаються недоліки.

Внутрішній контроль не є внутрішнім аудитом, оскільки:

Внутрішній контроль – це постійний процес контролю керівником ефективності роботи кожної структурної одиниці. Відповідальність за організацію системи внутрішнього контролю покладено на керівника відповідного державного органу, відповідальність за ефективність роботи системи внутрішнього контролю покладається на керівників структурних підрозділів та кожного працівника.

Внутрішній аудит – це контрольно-ревізійна робота  під час якої, в тому числі, оцінюється ефективність функціонування системи внутрішнього контролю та надаються рекомендації щодо її вдосконалення. Внутрішній аудит проводиться внутрішнім аудитором. Також відповідно до пункту 5-1 Порядку здійснення внутрішнього аудиту та утворення підрозділів внутрішнього аудиту, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.09.2011 № 1001 керівник державного органу, бюджетної установи підписує з аудитором декларацію внутрішнього аудиту.

Таким, чином основою внутрішнього контролю є відповідальність керівника за управління та розвиток органу в цілому, яка не може бути делегована.

Разом з тим, організаційно-функціональна структура повинна забезпечити розподіл повноважень та відповідальності між керівниками нижчих рівнів, начальниками структурних підрозділів, керівниками підпорядкованих організацій та установ та окремими працівниками.

На підставі вищевикладеного, роль та персональна відповідальність за організацію та належне функціонування системи внутрішнього контролю кожного працівника повинні бути чітко визначенні, формалізовані та ефективно доведені, що повинно бути відображено у посадових інструкціях працівників.

Для побудови ефективної системи внутрішнього контролю мають бути розроблені загальні організаційно-правові засади внутрішнього контролю, які мають бути відображенні в Інструкції з внутрішнього контролю.

Розробка Інструкції з внутрішнього контролю розробляється самостійно кожною установою на підставі Методичних рекомендацій з організації внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів у своїх закладах і підвідомчих бюджетних установах, затверджених наказом МФУ від 14.09.2012 №995 та базується на системі формалізованих та задокументованих правил і процедур контролю, затверджених в  Основних засадах здійснення внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.12.2018 № 1062.

На даній апаратній нараді, будуть розглядатися питання побудови ефективної системи внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів у своїх закладах та підвідомчих бюджетних установах, зокрема в Оболонській районній в місті Києві державній адміністрації, її структурних підрозділах та підвідомчих установах.

Основними елементами внутрішнього контролю, у відповідності яких повинен будуватися внутрішній контроль в установі є:

1) внутрішнє середовище;

2) управління ризиками;

3) заходи контролю;

4) моніторинг;

5) інформація та комунікація.

1) Внутрішнє середовище (середовище контролю) - це існуючі в установі процеси, операції, регламенти, структури та розподіл повноважень щодо їх виконання, правила та принципи управління людськими ресурсами, які спрямовані на забезпечення реалізації законодавчо закріплених за установою функцій та завдань з метою досягнення визначеної мети та цілей.

Кожна установа має власні сфери діяльності, процеси, операції, які потрібно ідентифікувати та описати, із визначенням відповідальності. Відповідно, кожна установа має своє внутрішнє середовище. Під час його аналізу важливо не лише дивитися на те, що прописано в документах, а як це реалізується на практиці.

Внутрішніми документами установи повинні бути врегульовані такі питання, а саме:

- встановлення мети (місії) та стратегічних цілей діяльності установи;

- визначення організаційної структури, повноважень, відповідальності та підзвітності керівництва та працівників установи;

- відповідальності і контролю керівництва за дотриманням законодавства, бюджетної дисципліни та внутрішніх порядків і процедур установи;

- встановлення переліку завдань та функцій, їх розподіл та закріплення за виконавцями (співвиконавцями);

- планування діяльності;

- забезпечення додержання працівниками вимог законодавства у сфері запобігання і виявлення корупції, правил етичної поведінки;

- складення та подання звітності про результати діяльності (порядки запровадження управлінської відповідальності та підзвітності, включаючи показники, досягнуті під час виконання поставлених завдань та заходів, рівні, форми та строки звітування).

Кінцевий результат - оцінка сильних та слабких сторін діяльності установи як передумова для оцінки ризиків.

2) Управління ризиками - діяльність керівництва та працівників установи з ідентифікації ризиків, проведення їх оцінки, визначення способів реагування на ідентифіковані та оцінені ризики, здійснення перегляду ідентифікованих та оцінених ризиків для виявлення нових та таких, що зазнали змін.

Внутрішніми документами установи повинні бути врегульовані такі питання щодо управління ризиками, а саме:

- визначення відповідальних посадових осіб за здійснення координації управління ризиками;

- здійснення ідентифікації ризиків в установі та у кожному структурному підрозділі;

- визначення порядку та підходів до оцінювання ідентифікованих ризиків за ймовірністю їх виникнення та суттєвістю впливу на здатність установи виконувати визначені актами законодавства завдання і функції для досягнення визначених мети (місії), стратегічних та інших цілей діяльності установи;

- обрання способів реагування на ідентифіковані та оцінені ризики (зменшення, прийняття, розділення чи уникнення);

- визначення порядку інформування керівництва установи про проведену оцінку ризиків, ризикові сфери діяльності установи для прийняття рішення щодо вжиття заходів контролю;

3) Заходи контролю - є сукупність запроваджених в установі управлінських дій, які здійснюються керівництвом усіх рівнів та працівниками для впливу на ризики з метою досягнення мети та стратегічних цілей установи. Заходи контролю здійснюються на всіх рівнях діяльності установи та щодо усіх функцій і завдань.

Типовими заходами контролю є:

- встановлення процедур авторизації та підтвердження (зокрема, отримання дозволу відповідальних посадових осіб на виконання операцій шляхом візування, погодження, затвердження документів);

- розмежування обов’язків між працівниками для зниження ризиків допущення помилок чи протиправних дій та своєчасного виявлення таких дій;

- здійснення контролю за доступом до матеріальних і нематеріальних ресурсів, облікових записів тощо;

- забезпечення захисту інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних систем;

- визначення правил і вимог до здійснення операцій та контролю за законністю їх виконання;

- проведення звірок облікових даних з фактичними;

- проведення оцінки загальних результатів діяльності установи;

- здійснення систематичного перегляду роботи кожного працівника установи для визначення якості виконання поставлених завдань;

- організації контролю за виконанням документів.

4) Моніторинг - відстеження стану організації та функціонування системи внутрішнього контролю в цілому та/або окремих його елементів. Елементи внутрішнього контролю взаємопов’язані, стосуються всієї діяльності та фінансових і нефінансових процесів в установі.

Заходами щодо здійснення моніторингу є:

- здійснення постійного моніторингу під час поточної діяльності установи (управлінські та наглядові заходи керівників та працівників установи під час виконання ними своїх обов’язків для визначення та коригування відхилень);

- проведення періодичної оцінки виконання окремих завдань та функцій (зокрема працівниками, які не несуть відповідальності за їх виконання, та/або підрозділом внутрішнього аудиту установи) для проведення аналізу результативності системи внутрішнього контролю;

- інформування керівництва установи щодо недоліків у системі внутрішнього контролю, виявлених за результатами здійснення моніторингу.

Запроваджений в установі моніторинг повинен забезпечувати виявлення та оцінку відхилень у функціонуванні системи внутрішнього контролю та/або окремих його елементів та вжиття заходів для усунення таких відхилень.

5) Інформація та комунікація - передбачає збір, документування, проведення аналізу, передачу інформації та користування нею керівництвом та працівниками установи для належного виконання і оцінювання результатів функцій та завдань.

Здійснення інформаційного та комунікаційного обміну передбачає:

- встановлення порядків обміну інформацією всередині установи та із зовнішніми користувачами (процедури, форми, обсяги, строки, перелік надавачів та отримувачів інформації, вимоги до інформації фінансового і нефінансового характеру, збереження інформації);

- організації та забезпечення доступу до інформації;

- організації документообігу та роботи з документами;

- встановлення порядків та графіків складення і подання звітності;

- оприлюднення інформації про діяльність установи.

Запроваджений в установі інформаційний та комунікаційний обмін повинен забезпечувати надання керівництву та працівникам установи повної, своєчасної та достовірної інформації, необхідної для виконання покладених на них завдань та функцій.

При ефективній організації внутрішнього контролю буде досягнуто наступні цілі:

- підвищення результативності діяльності, економічності та ефективності використання ресурсів;

- відповідності всіх дій працівників під час виконання покладених на них повноважень вимогам діючого законодавства, нормативно-правовим та регулюючим актам, політиці та процедурам;

- незалежності та надійності інформації, рахунків та даних;

- захисту активів, в тому числі тих, що виникають через зловживання, неврегульованість та корупцію.

За інформацією сектору внутрішнього аудиту