Механізм призначення пенсії включає в себе декілька стадій.

- підготовка документів, необхідних для призначення пенсії, та звернення за призначенням пенсії;

- розгляд документів поданих для призначення пенсії;

- прийняття рішення про призначення та відмову в призначенні пенсій;

- оскарження рішення органу щодо призначення чи про відмову в призначенні  пенсії.

Кожна стадія включає комплекс дій відповідальних та правомочних осіб щодо призначення пенсії.

 1.   Підготовка документів, необхідних для призначення пенсії, та звернення за призначенням пенсії

Підготовка та подача документів для призначення пенсії в залежності від категорії заявника (працюючий чи непрацюючий) здійснюється безпосередньо заявником або його представником або уповноваженим представником підприємства, установи, організації (як правило це працівник відділу кадрів).

Якщо особа не працює вона може звернутися із заявою про призначення пенсії самостійно.

Працюючого майбутнього пенсіонера уповноважена посадова особа (за місцем роботи заявника) зобов'язанане пізніше ніж за місяць до дня досягнення ним пенсійного віку письмово повідомити його про виникнення права на пенсію за віком.

У десятиденний термін з дня одержання заяви про призначення пенсії уповноважена посадова особа оформляє всі необхідні документи і направляє їх до органу, що призначає пенсію, за місцезнаходженням підприємства або за місцем проживання (реєстрації) працівника.

Для забезпечення повноти відомостей про застраховану особу, якій призначається пенсія, подається комплект первинної звітності страхувальника до системи персоніфікованого обліку Пенсійного фонду за період після останнього звіту до дати подання заяви про призначення пенсії включно.

У необхідних випадках роботодавцем надається допомога щодо одержання відсутніх у працівника документів для призначення пенсії.

У разі якщо підготовлені не всі необхідні для призначення пенсії документи, до органу, що призначає пенсію, подаються наявні документи, а документи, яких не вистачає, подаються додатково у строки, передбачені Порядком оформлення документів для призначення пенсій.

Днем звернення за пенсією вважається день приймання органом, що призначає пенсію, заяви про призначення, перерахунок, відновлення або переведення з одного виду пенсії на інший.

У разі, якщо до заяви про призначення, відновлення пенсії додані не всі необхідні документи, орган, що призначає пенсію, письмово повідомляє заявника про те, які документи необхідно подати додатково, про що в заяві про призначення пенсії робиться відповідний запис.

Якщо вони будуть подані не пізніше трьох місяців із дня повідомлення про необхідність подання додаткових документів, то днем звернення за пенсією вважається день прийняття заяви про призначення пенсії або дата, зазначена на поштовому штемпелі місця відправлення заяви.

Якщо документи, які необхідно подати додатково, протягом трьох місяців не подані, пенсія призначається, відновлюється за наявними документами. У подальшому при надходженні додаткових документів пенсія перераховується зі строків, встановлених для перерахунку пенсії.

 2.                 Розгляд документів про призначення пенсії

Заява про призначення пенсії з усіма необхідними документами (оригінали та копії) подається до органу Пенсійного фонду за місцем реєстрації підприємства (якщо подання здійснює уповноважена особа) або за місцем проживання (реєстрації) заявника.

При прийманні документів орган, що призначає пенсію:

1) перевіряє правильність оформлення заяви, відповідність викладених у ній відомостей про особу даним паспорта та документам про стаж;

2) перевіряє зміст і належне оформлення наданих документів;

3) перевіряє копії відповідних документів, фіксує й засвідчує виявлені розбіжності (невідповідності). Орган, що призначає пенсію, має право вимагати від підприємств, установ та організацій, фізичних осіб дооформлення в трьохмісячний термін з дня подання заяви прийнятих і подання додаткових документів, а також перевіряти в необхідних випадках обґрунтованість їх видачі;

4) видає пам'ятку пенсіонеру, копія якої зберігається у пенсійній справі.

Посадова особа органу Пенсійного фонду видає розписку про прийняття заяви про призначення пенсії з усіма необхідними документами.

За потреби посадова особа органу Пенсійного фонду вказує у розписці перелік необхідних для призначення пенсії документів, які слід додатково подати до органу Пенсійного фонду. Відповідно до п. 5 Порядку оформлення документів для призначення пенсій у разі, якщо до заяви про призначення пенсії додані не всі необхідні документи, орган, що призначає пенсію, письмово повідомляє заявника про те, які документи необхідно подати додатково, про що в заяві про призначення пенсії робиться відповідний запис.

Про необхідність подання додаткових документів варто повідомити працівника письмово, вказавши бажані строки подання документів (не пізніше трьох місяців з дня повідомлення органом Пенсійного фонду).

Якщо орган Пенсійного фонду прийняв заяву про призначення пенсії та інші документи без зауважень, можна обмежитися усним повідомленням працівника про подачу документів, орієнтовну дату призначення пенсії, проінформувати про порядок отримання пенсійного посвідчення.

 3.     Прийняття рішення про призначення та відмову в призначенні пенсій

Не пізніше 10 днів після надходження заяви з необхідними для призначення, перерахунку, переведення з одного виду пенсії на інший та поновлення раніше призначеної пенсії документами орган, що призначає пенсію, розглядає подані документи та приймає рішення щодо призначення, перерахунку, переведення з одного виду пенсії на інший та поновлення раніше призначеної пенсії без урахування періоду, за який відсутня інформація про сплату страхових внесків до Пенсійного фонду України.

Право особи на одержання пенсії установлюється на підставі всебічного, повного і об'єктивного розгляду всіх поданих документів органом, що призначає пенсію.

Орган, що призначає пенсію, не пізніше 10 днів після винесення рішення видає або направляє адміністрації або особі повідомлення про призначення, відмову в призначенні, перерахунку, переведенні з одного виду пенсії на інший із зазначенням причин відмови та порядку його оскарження.

Заява про призначення пенсії з усіма поданими документами та рішенням про призначення пенсії зберігаються в окремій пенсійній справі на кожного пенсіонера.

Пенсійні справи зберігаються в органах, що призначають пенсії, за місцем проживання (реєстрації) або за фактичним місцем проживання (реєстрації) пенсіонерів.

Документом, який підтверджує призначення особі пенсії, є пенсійне посвідчення, що видається органом, що призначає пенсію.

У разі звернення пенсіонера видається виписка з розпорядження про призначення (перерахунок) пенсії із інформацією про періоди страхового стажу та заробітної плати (доходу), яка врахована при розрахунку пенсії.

Строк призначення пенсії

Пенсія за віком призначається з дня, що настає за днем досягнення пенсійного віку, якщо звернення за пенсією відбулося не пізніше трьох місяців з дня досягнення особою пенсійного віку.

Пенсія призначається довічно.

Переведення з одного виду пенсії на інший здійснюється з дня подання заяви на підставі документів про страховий стаж, заробітну плату (дохід) та інших документів, що знаходяться на час переведення з одного виду пенсії на інший в пенсійній справі, а також додаткових документів, одержаних органами Пенсійного фонду.